员工时间管理指南

Upasana Singh
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员工时间管理指南

作为经理或领导者,帮助团队始终如一地尽最大努力是您的主要职责之一。这是否意味着指导他们确定工作的优先级,帮助他们优化日常工作,还是(也许具有讽刺意味的)确保您没有任何障碍。您很容易忘记,您以您的名义要求团队做的任何事情 生产率无论是使用新工具,执行最后的“紧急”任务,还是每周参加数十次会议以使每个人保持最新状态,都需要时间。我们都倾向于认为我们比我们拥有更多的时间。因此,虽然员工时间管理可能不是您管理优先级中最高的,但它自然会从个人问题过渡到业务问题。到那时,您就可以开始寻找解决方案了。

让我们看看几种方法来识别您的员工是否在时间管理方面苦苦挣扎,以及如何为他们提供帮助。

正确安排员工时间

1. 设定明确的期望和议程

当您调查大多数组织所面临的员工时间管理问题时,很明显,它们并非总是自欺欺人。

在写书的时候 片刻大师,帕特·伯恩斯(Pat Burns)采访了50个组织的员工,发现许多员工面临的时间管理问题都可以追溯到贫穷 领导, 包含:

  • 不知道要优先处理哪些任务
  • 即使他们的工作量已满并且充满负担,也很难说不 
  • 太多任务使人感到困惑
  • 由于时间安排不明确,拖延或未完成开始的工作 
  • 由于不清楚的策略和计划,始终处于被动模式

如果浏览此列表,您会发现大多数员工时间管理问题实际上都是沟通问题。团队成员不知道自己应该执行哪些任务,如何明智地度过自己的时间,或者他们可以或不能拒绝的内容。

那里 are a few ways you can help them here:

首先,您需要将传统方法转变为“是”的人。大多数公司都赞扬“只是以某种方式完成工作”的人。您认为他们是努力工作的人,或者是有勇气的人。实际上,他们很可能过度劳累,压力重重,并且在 倦怠之路.

与其庆贺这些烈士,不如寻找他们撞墙的迹象:

  • 突然错过最后期限
  • 在会议期间不确定交付的内容(或根本不开口说话)
  • 不执行通常的操作
  • 参加很多会议或一直在通话

据布鲁斯·图尔甘(Bruce Tulgan)所著 弥合软技能差距,避免这些员工时间管理问题所要做的就是观察并据此计划。他们需要您的帮助吗?他们是否清楚可交付成果是什么?他们是否需要更改项目范围?

给他们自由,告诉您您的期望与现实不符的地方。这并不是任何人的失败。相反,这是围绕他们如何才能发挥最佳作用继续对话的一种方式。

2. 帮助员工发现浪费时间的原因

与您的团队交谈,您会知道大多数人认为他们每天有7到8个小时来完成核心工作。不幸的是,根据研究,我们大部分工作时间都用于其他任务,例如电子邮件,IM,会议和管理。

知道是这种情况,它无疑是一种非常有用的工具,可以向您的团队展示他们每天的工作时间。有效执行此操作的一种方法是进行时间审核。

这将涉及您的团队写下他们通常如何花时间在工作上的意图和信念,然后真正跟踪他们的工作方式。在大多数情况下,意图和行动之间的差异是惊人的。

更糟糕的是,对于 雇员 当被要求跟踪他们的上班时间时感到很不高兴。在学习过程中,请确信这是一种可以帮助他们的练习,并且完全不会影响他们的位置。

收集到足够的数据后,请与每个团队成员坐下并提出一些重要问题:

  • 您的时间与最重要的工作和优先事项相吻合的程度如何?
  • 将时间花在优先事项上的方式会导致什么?
  • 哪些任务比您认为的要耗时更多?
  • 哪些时间比您预期的要少?
  • 您如何利用少量时间?当您长时间没有时间分心地专注于任务时,您的工作状况会更好吗?

这次对话应该发现一些危险信号。可能只是他们的盘子上有太多东西而需要委托。也许是由于不断的打扰或开会,他们无法将时间花在最有意义的工作上,而他们需要每天浪费一些有重点的,“低头”的时间。

想起来就像锻炼或节食。首先,您要确定您的行为将对您不利 目标,然后进行调整并朝此方向努力。

3. 教您的团队更好地计划自己的一天

无论您认为完成任务的速度有多快,都将花费比您更长的时间。

心理学家称这为计划谬误-当您为任务或项目需要多长时间制定计划时(通常是最佳情况),然后假设结果会按照您的计划进行,即使您更了解情况也是如此。

我确定您自己也陷入了陷阱。但是,对于您来说,情况甚至更糟 团队成员 他们承受着不让您失望或失望的压力。

虽然时间审核将帮助您的团队了解工作日中遇到的问题,但您还需要帮助他们度过他们的时间  have more wisely.

首先要在计划过程中更加活跃,然后将较大的项目分解为较小的可交付的块。作为领导者,您可以洞察某些事情,而他们没有。如:

  • 他们是否考虑过其他团队或部门的需求,或者需要多长时间进行相关研究或收集资源?
  • 他们对达到里程碑需要多长时间是否现实?
  • 他们可以为此时间表负责吗?

是的,这对您来说是比以前更大的时间投入。但是,您要投资于能够更准确,更有效地管理时间的员工。

员工时间管理指南|人哼

4. 检查您安装的系统是否在帮助或阻碍其生产力

并非所有员工时间管理问题都完全是员工的错。

实际上,为帮助企业提高生产率和时间管理而采用的许多系统或流程 工作场所 实际上可以非常 阻碍 it.

想想每周组织一次的谦虚团队会议.

从表面上看,这些会议是更新团队和层次结构中的每个人,赶上项目到目前为止的进度以及创建知识共享环境的好地方。但是,即使有如此良好的意愿,计划会议通常也很少能做到。

相反,他们成了回答“我们现在要做什么?”这个问题的拐杖。当出现复杂问题时,下意识的反应是召集会议进行讨论,而不是让所有团队成员都浪费时间不知道该做什么。

太多的会议通常会浪费时间进行重点工作。他们通常缺乏经过深思熟虑的议程,因此不清楚人们如何为该项目做出贡献。最后,具有讽刺意味的是,后续行动通常只是为了召开另一个会议!

Meetings are just one example of good intentions gone awry. 那里’s also your 做cumentation policy, project 管理 process, or even your choice of 通讯 tool for the project.

当一些研究人员与45家不同公司的一些知识工作者进行交谈时,他们发现大多数人将近30%的时间都花在了办公桌工作上(基本,可重复的任务,例如admin),而另外40%的时间只花在了办公桌上。 通讯.

每天只剩下30%或2.5个小时要做有意义的工作。

为了消除所有这些浪费的时间,研究人员要求员工进行以下简单练习:

  1. 跟踪接下来两周的日历,并确定最容易退出的活动(会议,任务,电话等)。这可能意味着将其删除,委派或外包。
  2. 创建这些活动的日志,列出您的目标,选择原因,如何真正使用它,最重要的是,您要利用释放的正常运行时间做什么。
  3. 在每个周末结束时,请回顾日历并跟踪优先级和活动发生了什么,节省了多少时间以及您做了什么。

在2周结束时,大多数人每周需要进行8个小时以上的有意义的工作。

5. 建立保护“创新”时间的政策

作为经理,您可能习惯于扑灭火灾或在出现问题时进行处理。但是,对于通常将大部分时间都花在脑袋上或诸如写作,编码或设计这样的创造性工作上的员工来说,这些干扰可能会完全破坏他们的一天。

“ Y Combinator”的创始人Paul Graham认为这是“经理时间”与“制造商时间”:

“经理的日程安排…被嵌入传统的约会簿中,每天间隔一小时。您可以根据需要将几个小时的时间限制在手头,但是默认情况下,您每小时都会更改自己的工作…”

“……但是还有另一种利用时间的方式,这在创造事物的人(例如程序员和作家)中很普遍。他们通常更喜欢至少以半天为单位使用时间。如果以小时为单位跟踪记录,您将无法很好地编写或编程。那几乎没有时间开始任何事情。”

如果您面临严重的员工时间 管理 问题,可能只是因为他们按照经理的时间表工作。

这不仅很难看到更大任务的进展,而且持续的上下文切换会阻止制造商充分参与其创造性的任务,从而阻碍了他们的工作。 动机 水平。

作为Cal Newport,《 深度工作解释说,这不是个人问题,而​​是组织问题。实际上,几乎没有公司支持制造商时间表:

“造成这种现实的原因大多很简单:(a)经常进行消息交流和频繁的团队会议这样的分散注意力的人,在此刻似乎很方便。 (b)大多数组织对这种做法或行为没有任何障碍; (c)没有这些障碍,便利几乎总会赢。”

沟通是任何组织成长和成功的关键。但是,它也很容易妨碍按时完成实际工作。如果您想帮助您的团队尽最大努力,则需要制定正确的政策来保护他们的时间。 

对于特定公司而言,员工时间管理不只是个人问题。几乎每个组织都会在某个时间点面临这一问题。作为领导者,您有机会指导团队成为更有生产力和效率的工人。尽管您可能需要花费一些前期投资, 投资回报 值得。

我们希望您从此博客中获得一些深刻的见解。现在该应用它了。立即免费使用peopleHum。无需信用卡。

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