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缺勤管理

什么是缺勤管理?

缺勤管理主要是一项计划,目的是控制因急症,疾病或受伤导致的缺勤,并进行无知,计划外或过多的缺勤。缺勤管理实际上是与 劳动力的生产力。

它为什么如此重要?

经理们必须引入有效而有效的缺勤管理系统来压低这一点很重要 旷工,并尽可能避免。缺勤可以通过多种方式进行管理,您组织的工作文化将对此产生重大影响。

缺勤管理有哪些方法?

组织需要以敏感的方式与缺勤的员工保持联系,并为长期缺勤的员工制定正式的工作重返策略。意识到潜在的残疾歧视问题也至关重要,组织应该制定残疾假政策,将与某人的残疾相关的缺勤与疾病缺勤区别对待。

直属经理的角色在管理长期缺勤中很重要,但其他干预措施也很重要。这些包括:

  1. 重返工作岗位的面试提供支持,并在需要时讨论正在进行的调整。
  2. 职业卫生参与和采取积极措施以支持员工的健康和福祉。
  3. 一种支持性案例管理方法,例如,涉及人力资源,职业健康服务和个人直属经理。
  4. 风险评估有助于长期缺勤后重返工作岗位。
  5. 更改工作模式或环境,包括灵活的工作方式。
  6. 重返工作面试。

恢复和恢复工作流程包含五个特定元素:

  1. 以敏感的方式与身体不适的员工保持联系,以防止他们感到孤立。
  2. 在必要时与个人协作计划和实施工作场所调整。
  3. 获得专业建议和治疗。
  4. 规划和协调重返工作计划。
  5. 与员工进行定期评估,以评估他们恢复工作后的调整情况。

什么是缺勤管理政策?

组织应制定明确的政策,以支持其业务目标和文化,并在因病缺勤时解释员工的权利和义务。的 法律要求雇主向雇员提供信息 与因疾病或受伤而丧失工作能力有关的任何条款和条件,包括与病假工资有关的任何规定。

该政策应:

  1. 提供有关合同病假工资条款及其与法定病假工资之间关系的详细信息。
  2. 说明员工何时以及何时不能参加工作应通知谁。
  3. 包括何时(多少天后)员工需要填写自我证明表格。
  4. 包含员工何时需要提供其医生提供的健康备忘的详细信息。
  5. 解释雇主使用的任何复核或触发点系统如何工作。
  6. 说组织保留要求员工参加公司医生或职业健康专业人员和(与个人'的同意),要求雇员的医生进行报告
  7. 包括返工面试的规定
  8. 说明调整可能是适当的,以帮助员工在可行的情况下尽快重返工作岗位。
  9. 通过重大或不利事件(例如,下雪,大流行或流行的体育赛事,如奥运会或世界杯)指导缺勤。

什么是缺勤管理报告?

根据调查,员工 缺勤费用 平均每位公共部门的雇员每年835英镑,因此在组织中定期对其进行监视对于降低成本,最大限度地提高雇员的生产率和改善雇员的体验至关重要,从而获得更高的成就。但你从哪儿开始呢?

要监视的关键是:

该特定员工正在发生的缺勤类型–是否正在出现一种模式?缺勤的时间是否引起任何关注?您可以采取什么措施来减少此类缺勤吗?

整个部门中出现的缺勤类型–是否存在引起特定团队或直属经理关注的模式?您是否需要更改工作模式或减少工作量以最大程度地减少压力?管理风格是否需要调整?

整个组织中发生的缺勤类型。您是否有更多的人没有某种特定类型的疾病?例如,您是否可以开设流感诊所,或者是否需要改善清洁度以减少细菌传播?您是否有很大比例的员工因压力而休假,如果可以,您该怎么做才能减轻压力?

长期v短期缺席 –了解需要您注意的缺席情况会有所帮助。这是短期疾病的问题,还是试图更好地长期支持和管理那些疾病的案例?

时间段 –您是否有在特定时间段缺席的问题。这可能是一年中的某个特定日期,时间,或者可能与您的工作类型有关,例如,临近年底。

标杆管理 –您能否将缺勤与整个行业的基准进行比较。您知道这是您组织中的问题还是更标准的问题? CIPD已发布缺勤调查,其中包含按行业分类的平均统计数据,您可以在此处访问。

成本 –您知道员工,部门和整个组织实际上会给您的组织造成多少损失吗?在采取行动之前,应该有一个起点,然后定期进行检查,以了解可以采取哪些行动来减少这一数量。您知道您需要多少职业病假工资,法定病假工资或补给保险吗?最重要的是间接成本,例如管理时间和生产率降低。

频率 –职员缺勤的频率是多少?如果您要遵循正式程序,则需要知道它们缺席的频率以及为什么又容易又容易。同样,如果您不知道平均可能需要多少天,也就无法计划预算来缺席。

扳机 –如果您已经制定了缺勤政策,并且有关于缺勤的触发条件,则您需要能够清晰,快速地监控这些情况。在缺勤期间和缺勤之后采取快速正确的措施对于支持同事重返工作岗位并降低成本非常重要。在一段时间内监视触发器可以显示何时需要根据您的缺勤政策采取行动并支持您的缺勤流程。可以在设置的时间段内不存在的累积天数,设置的时间段内多次缺席的情况下设置触发器,或设置Bradford Factor。

好的报告如何提供帮助?

雇员 –良好的报告可以在缺勤过程中为员工提供正确的支持。

直属经理/部门经理 –跟踪缺勤并分析报告可以帮助部门经理支持员工并正确管理缺勤过程。他们可以识别趋势,并与员工进行更有意义的讨论。

校长/董事总经理 –报告可以帮助校长或董事总经理评估整个组织中缺勤的影响,并向高级领导人,受托人或州长报告。

多学院信托/多站点组织 –查看学校或站点上的报告可以突出显示需要在组内或与特定管理人员一起解决的任何问题。

如何利用自动报告系统?

您可以使用软件来自动执行报告过程并创建报告。报告可以包括:

  1. 年度比较 –比较在一定学年内的缺勤情况
  2. 缺席类型 –这显示出按疾病类别进一步细分的缺勤类型
  3. 定期比较 –与年度比较类似,但按预设数量进行了比较
  4. 每个部门 –教师/支持/领导等
  5. 每线经理 –每个生产线经理仅一个视图
  6. 所有缺席 –“所有缺勤报告”主要用于提取特定时期内用于工资核算的缺勤
  7. 出勤率报告 –显示缺勤率和缺勤率的员工出席率100%。
  8. 最后, 缺勤费用报告 -此报告使用您的员工工资和缺勤数据。该报告将根据个人缺勤,员工摘要,缺勤类型摘要以及部门摘要来计算出需要花费多少缺勤。这对于高中生非常有用 领导 团队和理事机构。

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